Você sabe qual é a importância do plano de ação para empresa? Essa é uma das ferramentas mais utilizadas pelos gestores para garantir que as atividades sejam executadas da maneira mais eficiente e, assim, ter bons resultados.

Vamos aprender mais sobre assunto. Acompanhe esse post e descubra a importância dele para o seu negócio, quais são as etapas essenciais para um bom plano de ação. Além de ver quais são os benefícios, os erros mais comuns e como evitá-los.

Por que a minha empresa deve ter um plano de ação

Trata-se de uma ferramenta de gestão que auxilia no planejamento e acompanhamento das atividades definidas dentro das empresas. Para garantir a sua eficácia deve-se planejar cuidadosamente as tarefas, definir o cronograma e ter disciplina para cumpri-lo. Só assim será possível atingir os objetivos propostos.

O diferencial do plano de ação é que nele essas funções e habilidades devem ser minuciosamente detalhadas. Dessa forma, a sequência de tarefas a serem executadas estará bem clara, permitindo uma melhor aplicação e controle de cada etapa.

Além de possibilitar a tomada de decisões corretas e o alcance de metas de forma mais prática e rápida. Mas você sabe o que um bom plano de ação deve ter? Descubra no próximo tópico.

O que um plano de ação deve conter

A construção de um bom plano deve seguir os itens abaixo:

• definição bem clara dos objetivos gerais e específicos;
• criação de uma lista de atividades ou tarefas com as etapas definidas;
• previsão de orçamento para cada ação;
• determinação dos responsáveis pela execução de cada tarefa;
• descrição dos possíveis riscos com os respectivos planos de contingência.

Um método bastante utilizado no planejamento estratégico é o 5W2H. Representa as principais perguntas que devem ser feitas e respondidas antes da execução de qualquer atividade. Geralmente se apresenta em forma de planilha e as suas iniciais – em inglês – representam:

1. What: o que deverá ser feito para atingir os objetivos e metas propostos?
2. Why: por que fazer isso?
3. Where: onde será feito? É um local físico ou no ambiente virtual?
4. When: quanto tempo será necessário para realizar essa etapa? Ou seja, quando começa e termina essa ação?
5. Who: por quem será feito? Quais são as pessoas que estão envolvidas com o processo ou problema a ser solucionado?
6. How: como será feito? Qual será o método utilizado?
7. How much: quanto custa fazer isso?

Vale lembrar que o plano de ação contem quatro etapas principais: execução, planejamento, checagem ou acompanhamento e encerramento. Outras metodologias que podem ser aplicadas nessas etapas são o ciclo PDCA e o Kanban.

Quais são as vantagens de um plano de ação

Agora que você já sabe como começar a montar o seu plano de ação, confira como ele pode ser muito importante para a sua empresa.

Engajamento da equipe

Quando a empresa envolve os seus colaboradores desde o início, permite que cada um desenvolva as suas potencialidades de acordo com as suas capacidades e gera as condições necessárias para a execução de uma ideia. Eles ficam mais motivados e, consequentemente, mais engajados com a realização do projeto.

Organização da rotina

As tarefas são desdobradas em ações menores com etapas e as responsabilidades por cada uma delas ficam bem claras. Com isso, a rotina fica mais organizada, orientando para o atingimento das metas e objetivos.

Segurança nas decisões

Um plano de ação permite visualizar as oportunidades e ameaças que podem surgir ao longo do caminho. Bem como validar se a ideia vale a pena ou não. Isso traz mais segurança na tomada de decisões e aumenta as chances de ter mais sucesso no projeto.

Conhecimento do negócio

Para a construção desse planejamento é preciso que os gestores entendam bem as atividades realizadas pela empresa. Ou seja, quais são os recursos disponíveis – capital humano, recursos tecnológicos e financeiros – para a execução de uma tarefa e quais são as suas necessidades. Pois, todas essas informações contribuem para o avanço e desenvolvimento do negócio.

Crescimento estruturado

Com as informações contidas no plano você consegue evitar problemas, traçar soluções e permitir que as decisões sejam tomadas de maneira estratégica. Isso faz com que a empresa cresça de forma estruturada e de acordo com a sua realidade.

Quais são os erros mais comuns e como evitá-los

Muitas atividades em um curto espaço de tempo

Na tentativa e no desejo de alcançar os resultados mais rapidamente, os gestores estabelecem um curto espaço de tempo para a realização dessas tarefas. Assim, elas podem ser realizadas de qualquer maneira e, consequentemente, os resultados não serão tão eficazes.

Mas como evitar? Simples. É necessário tempo para cada tarefa. Então, analise qual foi a duração feita anteriormente com tarefas similares. E, a partir disso, faça uma média de prazos de forma que não comprometa os resultados. E acompanhe a execução de cada etapa.

Sobrecarga da equipe

Um outro erro muito comum é a sobrecarga de atividades. Os gestores acabam delegando muitas funções para os colaboradores. Isso desmotiva cada um deles, o que prejudicada a qualidade das tarefas executadas.

E o que deve ser feito? Consulte os colaboradores e envolva-os nas decisões estratégicas. Respeite a capacidade de cada um em realizar as tarefas e distribua as funções conforme as competências e habilidades deles.

Pular etapas

Não adianta planejar, checar o andamento das atividades e pular uma etapa. Cada uma é muito importante e, quando uma delas não é feita, compromete as demais e, até mesmo, o resultado final.

Portanto, não pare o ciclo de atividades estipulado. Informe sobre a importância e as consequências em deixar um parte do processo de lado. E incentive todos os envolvidos a terem disciplina.

O plano de ação é uma maneira de garantir que as tarefas sejam realizadas de acordo com os objetivos organizacionais e deve ser adaptado às necessidades de cada setor da empresa, como marketing e vendas. Mas ele precisa conter informações específicas, realistas, mensuráveis e realizáveis.

Agora que você já compreende a importância do plano de ação para empresa, que tal colocar em prática? Entre em contato com a gente via WhatsApp, nós podemos ajudar você nessa missão.