Gestão de tempo: confira aqui um guia completo para aumentar sua produtividade

O tempo é um fator extremamente relevante dentro das organizações, isso porque, nos dias de hoje, as informações são transmitidas de uma maneira muito rápida o que exige dos profissionais habilidade e agilidade na execução de suas atividades. Neste contexto, a gestão de tempo é uma estratégia que vem se destacando, já que busca auxiliar esses profissionais na conquista da eficiência e produtividade dentro das organizações.

Nesse sentido, é possível colocar em prática diversas estratégias de gestão de tempo que permitem aproveitar o expediente de forma mais acertada, garantindo a melhora no desempenho pessoal e o aumento da produtividade como um todo.

Com a mudança no mercado e a ascensão da tecnologia, a gestão de tempo se tornou um dos principais desafios dos gestores. Em razão da rapidez no compartilhamento de informações, algumas tarefas passaram a ter um grau de urgência que até então não existia.

Por isso, se tornou necessário e urgente que os profissionais estejam habilitados para gerir o tempo disponível com eficiência, sabendo definir prioridades, planejando suas tarefas, organizando sua agenda com inteligência e desenvolvendo outras habilidades que abordaremos ao longo deste artigo.

Desenvolvemos neste material um guia completo com orientações, dicas e conceitos importantes que vão auxiliar na gestão de tempo no ambiente corporativo e empresarial, facilitando a organização das suas tarefas e consequentemente, facilitando o processo de aumento da sua produtividade.

Quer aprender a usufruir do seu tempo com sabedoria? Então continue a leitura deste post e descubra como isso é possível!

O  que é gestão de tempo?

A gestão de tempo é um processo que envolve o planejamento e execução de um controle consciente sobre a quantidade de tempo gasto com atividades específicas. Geralmente, esse processo é aplicado para melhorar o desempenho dentro de empresas, entretanto os seus princípios são aplicáveis em qualquer projeto ou área da vida.

O objetivo da gestão de tempo é aumentar a eficiência, efetividade e produtividade na execução das tarefas. O mercado e as mudanças trazidas pela tecnologia mudaram drasticamente a forma como as pessoas se relacionam, se locomovem e desenvolvem as suas atividades, e com estas mudanças também veio a dificuldade de gerir o tempo com qualidade.

Nesse sentido, hoje, tem sido muito difícil gerenciar o tempo, principalmente no âmbito profissional, isso acontece pois os colaboradores estão sobrecarregados, além de se encontrarem em ambientes de trabalho que muitas vezes não estão organizados e adequados às suas necessidades.

Assim, a organização é o primeiro princípio básico que merece destaque quando o assunto é a gestão de tempo. É imprescindível que o profissional organize os seus recursos e ferramentas de trabalho, a fim de que esses não sejam um empecilho na realização das suas atividades, mas sim aliados na busca de resultados eficientes.

Confira a seguir como a organização é relevante na gestão de tempo e quais são os outros princípios basilares dentro desta estratégia de gestão.

Princípios básicos de gestão de tempo

São quatro os princípios essenciais da gestão de tempo: organização, avaliação, foco e disciplina. Eles servem como base para qualquer estratégia e são fundamentais para que o profissional tenha sucesso em um plano de desenvolvimento de produtividade.

Organização

Como já citado, a organização é necessária pois com ela o profissional usufrui do seu tempo de uma forma muito mais eficiente. O processo de organização parte de um ambiente de trabalho bem estruturado, com os materiais em ordem e documentos com acesso facilitado. Além disso, a mesa de trabalho deve estar arrumada de tal forma que facilite a execução das tarefas.

A organização permite que o profissional tenha condições de localizar dados, informações, documentos e ferramentas com mais rapidez, assim ele não “perde tempo” por causa falta de organização do seu ambiente de trabalho.

É muito comum encontrar profissionais que perdem mais tempo procurando coisas do que executando as suas tarefas. Esse é um problema crônico em muitas empresas e escritórios. Por isso, pensar em organização é o primeiro passo para garantir eficiência no gerenciamento do tempo.

Avaliação

O segundo pilar da gestão de tempo é a avaliação. Entende-se como avaliação a capacidade de listar e classificar o prazo necessário para entrega das tarefas de acordo com a sua prioridade.

Esse processo é necessário pois auxilia o profissional no direcionamento das atividades e na categorização das tarefas de acordo com o seu nível urgência.

Entender quais são as atividades que devem ser feitas e quais delas devem ser priorizadas garante o cumprimento de prazos e metas e reduz o risco de surgirem situações imprevistas durante o dia de trabalho.

Foco

O terceiro pilar de gestão de tempo é o foco. Para obter êxito no aproveitamento do tempo é necessário que o profissional desenvolva a habilidade de se concentrar naquilo que realmente importa, evitando distrações como conversas paralelas, visitas às redes sociais, entre outros.

Você sabia que quando uma pessoa se distrai, ela demora em média 15 minutos para conseguir atingir a concentração novamente? Assim, a nossa dica para que você não perca o foco é a realização de uma tarefa por vez, não comece uma tarefa sem antes de ter terminado outra.

Além disso, evite conversas com os colegas, guarde o seu smartphone na gaveta e foque naquilo que realmente importa: eficiência e produtividade.

Disciplina

Por fim, o quarto princípio básico da gestão de tempo é a disciplina. Ela está diretamente relacionada ao foco, mas se diferencia pois versa especificamente sobre a habilidade e a consciência necessárias ao profissional para obedecer horários, cumprir prazos e se concentrar no que precisa ser realizado.

Como você pode ver, a organização, avaliação, foco e disciplina são aspectos importantes e que devem ser considerados pelo profissional que busca melhorar o seu desempenho, aproveitando o seu tempo com mais inteligência. 

Assim, aprenda a avaliar suas tarefas, identificando o que é urgente, o que é importante, o que não é tão importante e o que pode ser delegado. As tarefas urgentes devem ser prioridade.

Aprender a dar prioridade aquilo que realmente importa é um dos principais segredos para atingir excelentes resultados na gestão do tempo, garantindo um aumento significativo da sua produtividade.

Gestão de tempo e produtividade

Já vimos que a gestão de tempo leva em consideração alguns aspectos básicos e que o tempo se tornou uma coisa extremamente importante e valiosa nos dias de hoje.

Cada vez mais as pessoas estão percebendo o valor e a importância de gastar o seu tempo de forma inteligente. 

A má gestão de tempo é uma das grandes responsáveis pelos problemas na vida pessoal e profissional, principalmente pela sua relação com a produtividade de um indivíduo.

A produtividade é um fator que está diretamente relacionado com a coletividade. Por isso os gestores têm o desafio de desenvolver métodos de produtividade que maximizem o desempenho nas atividades, diminuindo o tempo gasto com elas.

Quanto mais os profissionais ficam cientes acerca da metologia e da aplicabilidade prática de estratégias para aumentar a sua produtividade, melhores e mais rápidos serão os resultados alcançados pela empresa.

Nesse sentido, é responsabilidade do líder fazer com que os profissionais conheçam as regras para alcançar a produtividade, o que ocorre através da gestão de tempo e da capacidade de priorizar o que realmente importa.

Para fazer uma gestão de tempo que atinja a produtividade em forma de resultados reais, é necessário levar em consideração os quatro princípios da gestão de tempo já mencionados: organização, avaliação, foco e disciplina.

Entretanto, além deles, também é importante atentar para a adoção de algumas boas práticas que vão auxiliar na sua caminhada. Entenda a seguir quais são elas.

Comunicação eficiente

Uma comunicação clara e objetiva entre o gestor e os seus colaboradores é necessária para que as tarefas sejam realizadas com eficiência. Desta forma, ela vai se refletir em bons resultados para o negócio e na realização das tarefas com mais inteligência e um alto índice de aproveitamento.

Estabelecimento de metas

As metas, quando alinhadas e bem definidas, auxiliam no acompanhamento da produtividade, na evolução individual dos colaboradores e na análise dos resultados obtidos pela equipe como um todo.

Estabelecer metas significa estabelecer um mapa que deverá ser seguido para chegar a um objetivo final. Com metas os profissionais trabalham mais focados e com consciência a respeito de onde eles devem chegar.

Planejamento

Ferramentas de planejamento permitem maior controle e previsibilidade acerca das tarefas a serem realizadas. Existem diversos modelos e ferramentas disponíveis, é importante que o profissional escolha aquela que melhor atende às necessidades do seu negócio.

No geral, pequenas e médias empresas optam pelo planejamento semanal, assim, é definido um dia da semana para que os profissionais se reúnam com o seu gestor para planejar as atividades que serão executadas no período.

A adoção desse tipo de estratégia auxilia, inclusive, a evitar urgências. Isso tornando o trabalho muito mais eficiente e direcionado para o cumprimento das metas e objetivos a médio e longo prazo.

Capacidade de delegar tarefas

Saber delegar tarefas é um dos segredos da boa gestão do tempo. O profissional deve adotar esse tipo de prática, pois ela é vital no desenvolvimento mais eficiente das atividades que são realmente importantes.

Todavia, é necessário destacar que é imprescindível realizar um controle sobre todas as tarefas que foram delegadas, isso vai evitar problemas, impedir o surgimento de urgências e, até mesmo, o esquecimento de alguma atividade.

A produtividade só é alcançada com muita dedicação e envolvimento de uma equipe de profissionais. Assim, é muito importante investir no entrosamento e na comunicação entre o time, já que são eles os responsáveis pelo crescimento do negócio.

Nas empresas que contam com um time de colaboradores menor fica mais fácil estabelecer esse vínculo. As empresas maiores precisam investir mais fortemente em estratégias que permitam a criação de um espírito coletivo no sentido de engajar todos os seus profissionais para que eles caminhem na mesma direção.

Como fazer a gestão do tempo?

Há diversas formas de realizar uma boa administração do tempo. Para executar um processo de gestão eficiente é preciso que você consiga identificar qual processo funciona melhor para você. A experiência e algumas tentativas podem ser aliados na identificação do melhor método dentro da sua realidade e das suas habilidades.

A nossa dica é que você experimente a utilização de diferentes metodologias, isso vai permitir que você atinja mais conhecimento nesta área. Elaboramos a seguir algumas dicas que vão auxiliar na gestão do seu tempo de maneira eficiente.

Comece colocando estas dicas em prática e depois vá adaptando a sua rotina de acordo com as necessidades que você for identificando com o decorrer do tempo.

  1. Elabore uma lista: nela, você deve identificar quais são as tarefas que você precisa executar de forma simples e resumida.
  2. Defina as prioridades: com a lista em mãos, o passo é definir qual é o grau de importância e urgência de cada uma das tarefas. Isso vai auxiliar a focar naquilo que realmente importa. Uma dica é dividir as tarefas em alta prioridade (tarefa a ser cumprida no dia); média prioridade (tarefa a ser cumprida em até três dias) e baixa prioridade (tarefa a ser cumprida em até 07 dias);
  3. Defina prazos: com as tarefas listadas e classificadas, é necessário definir prazos para o seu cumprimento. Além de estabelecer uma data, vale incluir também o horário em que a tarefa deverá estar finalizada. Dessa forma, ao visualizar o que você tem para fazer e o prazo para cumprimento, fica mais fácil de controlar suas prioridades, além de permitir que você vença os seus prazos pontualmente.
  4. Analise: confira você fez no período, veja se você conseguiu cumprir as metas dentro dos prazos estabelecidos. Avalie qual foi o tempo dedicado para cada tarefa. Essas análises vão permitir que o profissional tenha condições de identificar a sua demanda de trabalho e o seu nível de produtividade. Essas informações oferecem elementos que vão ajudar no planejamento do trabalho e estabelecimento de metas a curto, médio e longo prazo.

Além desse pequeno roteiro que pode ser seguido como ponto de partida, é possível aplicar algumas metodologias de gestão de tempo.

Hoje é possível encontrar inúmeros recursos interessantes e que podem ser aplicados na organização do trabalho. Separamos alguns deles para que você conheça a aplique na sua rotina de organização. Confira!

Método Getting Things Done (GTD)

A metodologia GTD está baseada na ideia de que melhores resultados são obtidos a partir da tranquilidade e do controle sobre as atividades que são realizadas. Nesse sentido, sua aplicação é feita por meio da captura, esclarecimento, organização, engajamento e reflexão.

A captura é a primeira etapa e o objetivo é que nesse momento o profissional colete tudo o que precisa ser organizado. Na prática, você deve considerar todas as atividades que precisam ser feitas, fazendo uma lista que contemple todas estas tarefas.

A segunda etapa é o esclarecimento, nesse momento é necessário analisar cada informação listada, decidindo se ela demanda de fato alguma ação. Tarefas que não demandam ação devem ser eliminadas.

O terceiro passo é a organização, momento no qual você vai organizar todos os itens que permaneceram na etapa anterior como ação. Você deve listar e separar as atividades de acordo com o nível de semelhança entre elas.

A quarta etapa é do engajamento, etapa em que você vai efetivamente executar as tarefas que foram selecionadas em suas listas. 

Por fim, chegamos na etapa de reflexão. Ela trata de um processo contínuo no qual o profissional deverá revisar todas as listas para garantir que as tarefas previstas estão sendo efetivamente realizadas. 

Método Pomodoro

O método pomodoro, ou método do tomate, também é uma técnica muito eficiente na gestão do tempo. Inclusive, ele é bastante utilizado por pessoas que estão estudando para concursos públicos, vestibulares e provas importantes.

Essa técnica estabelece a divisão do trabalho em intervalos de tempo de 25 minutos, chamados de pomodoro. O objetivo é estimular o foco e a agilidade na execução das tarefas.

Confira como funciona o método pomodoro na prática:

  • lista: crie a lista de tarefas que devem ser realizadas;
  • cronômetro: programe o cronômetro para 25 minutos;
  • trabalho: selecione uma tarefa na lista e execute-a sem nenhuma interrupção;
  • pausa: decorridos 25 minutos, faça uma pausa de 05 minutos, aproveitando esse tempo para fazer algo relaxante como tomar um café;
  • retome: decorridos os 05 minutos, retome a atividade por mais um “pomodoro”, que novamente deverá ser executado sem interrupções;
  • pausa mais longa: após quatro pomodoros, que vão totalizar duas horas (considerando as pausas curtas) é recomendado fazer uma pausa de 30 minutos, que também poderá ser direcionado para alguma atividade relaxante. Decorrido esse prazo, você deverá dar início ao ciclo de pomodoros;
  • conclusão: ao finalizar a tarefa, risque a mesma da lista e parta para a próxima.

5W2H

A metodologia 5W2H é uma espécie de checklist em que são inseridas as atividades que o profissional pretende executar em um determinado período de tempo. Ela é muito utilizada no planejamento empresarial, mas também pode ser utilizadas como estratégia na gestão de tempo.

Para que a 5W2H seja eficaz, é importante que os objetivos estejam claros e que o planejamento seja baseado nas seguintes perguntas.

  1. What: o que será feito?
  2. Why: por que será feito?
  3. Where: onde será feito?
  4. When: quando será feito?
  5. Who: quem fará?
  6. How: como será feito?
  7. How much: quanto custará?

A resposta para essas perguntas é uma excelente maneira de estabelecer um caminho mais concreto e traçar um planejamento centrado na execução de projetos dentro da empresa.

Método Kanban

Essa metodologia é utilizada principalmente no gerenciamento de projetos em grandes empresas sendo uma excelente dica de ferramenta para quem está tendo dificuldades na gestão do seu tempo. 

O Método Kanban representa o agrupamento de tarefas em um quadro dividido por listas. As tarefas são transferidas para cada lista de acordo com o andamento de seu processo.

Você pode, por exemplo, criar um quadro com as seguintes listas: “iniciar”, “em andamento” e “concluído”. Assim, você vai posicionando as tarefas em seu respectivo local a medida que elas vão surgindo ou sendo realizadas.

É possível encontrar muitos softwares e sistemas específicos que ajudam nos processos de gerenciamento de tempo. Por isso, dependendo do tamanho de empresa e do nível de complexidade do negócio, investir nesse tipo de sistema pode ser uma solução interessante para garantir maior eficiência e melhores resultados no gerenciamento do tempo e no aumento de produtividade dos profissionais.

A importância da gestão de tempo

No contexto atual de trabalho, em que as pessoas têm muitas coisas a fazer e pouco tempo disponível, a gestão do tempo ocupa um papel extremamente importante já que oferece mecanismos que auxiliam na execução das atividades de forma mais ágil e eficiente.

Por isso, a organização do tempo se tornou prioridade para os profissionais que desejam se destacar nas empresas. Mas, para tornar esta estratégia realmente eficiente, esses profissionais precisam estar de olho nas técnicas, aplicando soluções que garantam eficiência, reduzindo o risco de ter que realizar retrabalhos e de sobrecarga de trabalho, o que pode causar stress, prejudicando o seu desempenho no trabalho.

Aprender a administrar o tempo de maneira inteligente é fundamental para estabelecer uma rotina mais produtiva. Além disso, traz bons resultados para a empresa, já que a boa gestão do tempo reflete nos resultados obtidos pela organização.

Vale lembrar que a gestão do tempo não trata apenas do tempo e da quantidade de tarefas executadas mas também da qualidade do trabalho desenvolvido. A qualidade é um fator que realmente faz diferença em um mercado que está cada dia mais informatizado e competitivo.

Confira algumas vantagens trazidas pela gestão adequada do tempo:

  • controle dos prazos e redução de problemas com a perda de prazos ou descumprimento de tarefas;
  • maior facilidade na conclusão de projetos;
  • aumento da produtividade e da qualidade de vida dos profissionais;
  • desenvolvimento da capacidade pessoal de estabelecer prioridades;
  • redução dos gastos da empresa com horas extras;
  • aumento da credibilidade no mercado;
  • reconhecimento do grupo pela capacidade profissional de boa gestão e pelo bom trabalho desenvolvido;
  • melhora no relacionamento com os membros da equipe;
  • aumento do número de clientes;
  • reuniões mais rápidas, eficientes e produtivas.

Como você pode ver ao longo deste guia, a gestão de tempo pode ser realizada de diferentes maneiras, devendo sempre ser considerada a especificidade de cada negócio, o planejamento estratégico e os seus objetivos a médio e longo prazo.

De forma geral, o que se pode perceber é que em qualquer empresa, independente do seu porte ou ramo de atuação, a qualidade do tempo e a produtividade são fatores essenciais para o bom desempenho do negócio. 

Assim, é muito importante investir em boas estratégias, desenvolvendo os profissionais para que eles se adaptem às mudanças do mercado, tendo condições de oferecer eficiência e qualidade para as organizações.

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